OFICIAL DEL CONTRATOS
Base de trabajo: Santa Cruz
Función Principal
El/la Oficial de Contratos de WWF Bolivia, será responsable, bajo la supervisión de la Administradora de Contrato, del manejo, revisión y monitoreo financiero de proyectos y presupuestos de donaciones o acuerdos otorgados por WWF Bolivia. Proporciona asistencia administrativa con relación a donaciones a los coordinadores de proyectos, al personal de las oficinas de campo y beneficiarios. Colabora con otras responsabilidades asignadas utilizando conocimiento de las políticas de WWF, organización, y un alto nivel de capacidad administrativa y financiera. Asegura que WWF Bolivia cumpla con los procedimientos y políticas administrativas de WWF-US y nacionales tanto contables como impositivas.
Principales Responsabilidades
- Recopila y revisa la información necesaria para preparar contratos de donaciones, consultorías y otro tipo de acuerdos establecidos en WWF Bolivia. Apoyo en la elaboración de presupuestos relacionados a los contratos de donación y consultoría. Informa de manera sistemática a la Administradora de Contratos, el estado de dichos contratos que incluyen sus respectivos presupuestos y actividades de gastos.
- Realiza visitas a los beneficiarios, para asegurar que se estén implementando sistemas de manejo administrativo y financiero apropiados al nivel y complejidad del financiamiento. Realiza evaluaciones organizativas de los beneficiarios, evaluando la efectividad de los sistemas, y recomendando procedimientos para mejorar la eficiencia. Proporciona asesoría financiera e implementación en estas áreas según sea apropiado.
- Mantiene el conocimiento completo de los procedimientos financieros y administrativos de WWF-US para asegurar que los contratos o acuerdos estén preparados y procesados de forma que cumplan con los procedimientos, sean procesados a tiempo de acuerdo con las políticas de WWF. Apoya en mantener la información de los acuerdos de grants, consultorías, travel grants al día en SmartSimple y Workday.
- Apoyo en la revisión y análisis de los informes financieros de donaciones, acuerdos de consultoría y travel grants, asegurándose que se cuente con toda la documentación de respaldo, tales como como facturas, recibos, comprobantes contables, formularios, planillas de sueldos y salarios, boletas de pago, hojas de tiempo, contratos de trabajo, etc. y que estén cumpliendo con los requisitos necesarios especificados en los acuerdos y con la normativa legal fiscal. Cuando sea necesario, comunicará a los coordinadores de proyectos sobre cualquier irregularidad, coordina con ellos y con los beneficiarios de fondos para la regularización necesaria. Realiza el seguimiento necesario a las observaciones que puedan surgir de la revisión de los informes financieros presentados por los beneficiarios.
- Deberá apoyar en mantener archivos ordenados de los acuerdos de donación, consultorías y travel grants, esto incluye los acuerdos iniciales originales, enmiendas, solicitudes de pago, facturas, etc.
- Colabora y apoya a la Administración de contratos con la elaboración de información auxiliar necesaria requerida relacionada a contratos.
- Apoyo en el seguimiento a los coordinadores técnicos respecto al uso del software SmartSimple en las secciones requeridas en las diferentes tareas asignadas al área técnica.
- Registra en el sistema contable, la obligación de los diferentes acuerdos: grants y consultorías.
- Monitorea el cumplimiento respecto a la recepción de informes financieros y técnicos, físicos y/o digitales.
- Notifica a los beneficiarios de fondos, de la entrega de informes para asegurar que se cumplan cuando esté programado, hacer enmiendas para la modificación de contratos o acuerdos, según requerimiento del técnico responsable del Proyecto.
- Como parte del equipo, se mantiene al día con los temas de los proyectos. Mantiene buenas relaciones de trabajo con el personal administrativo y técnico, beneficiarios, etc.
- Apoyar y coordinar con el personal encargado designado de realizar actividades relacionadas con la misión de WWF.
- Desempeñara otras funciones de apoyo que le serán designadas dentro del área de trabajo y su profesión
Requisitos Mínimos
- Educación
- Licenciatura en carreras relacionadas con Administración, Contaduría Pública o ramas afines
Experiencia
- Experiencia en el manejo de sistemas administrativos y contables, mínimo 4 años.
- Conocimiento de Presupuestos, Contabilidad y auditoría financiera y administrativa
- Experiencia en la administración de organizaciones - empresas privadas u ONG´s.
- Conocimiento de la Ley 843, Ley 1606 y sus reglamentaciones.
Habilidades y Destrezas
- Excelente capacidad de manejar paquetes de software Word, Excel, e-mail, internet.
- Excelente capacidad de organizar información.
- Conocimiento del idioma Inglés (nivel medio - avanzado).
- Comprometidos con la construcción y el fortalecimiento de una cultura de inclusión dentro y entre equipos.
- Identifica y se alinea con los valores fundamentales de WWF: Valentía, Integridad, Respeto y Colaboración:
- Demuestra valor al hablar incluso cuando es difícil o impopular.
- Genera confianza con los colegas actuando con integridad, reconociendo los errores y siendo uno mismo responsable.
- Acepta otros puntos de vista e ideas, reconociendo y adoptando perspectivas diferentes y contrarias con amabilidad, curiosidad y aliento.
- Hace esfuerzos conscientes para promover prácticas, comportamientos y formas de trabajo cooperativos entre muchos grupos e individuos.
Si desea aplicar a esta posición y cumple con los requisitos descritos anteriormente, por favor envíe una carta de presentación indicando su motivación para este puesto y su pretensión salarial (indispensable) adjuntando su CV, indicando 3 referencias laborales hasta el 30 de noviembre de 2023 al email: rh@wwfbolivia.org con el asunto: Oficial de Contratos.
Revisa los requisitos y postúlate hasta el 30 de noviembre: https://lnkd.in/e6Rif-xd